仕事関係のメールが毎日200件くらい来る。
メールの件名で、何について話題なのか凡そ検討が付くものは
特に問題ない。だが、あまりに抽象的なタイトルな件名では
何なのか全く予測がつかない。たいていそんなタイトルのメールは、
本文を観ても、どの製品どのプロジェクトについて話しているのかさえ
ある程度読み進めていかないと判断できず、非常に不快で煩雑で読んでて
嫌な気分になる。いい加減なメールタイトルを送信する人は、
仕事もいい加減で、責任感が無く、正確性も無く、周りの足を引っ張る
傾向にある。特に営業部門の人間が、その人も部門内でのみ通用する呼称で
他部門にメールを出す場合、受信者は混乱する。まず、「〇〇とは
何の製品なのか？」というっことを返信することから始まるので、余計な工数
やトラフィックが生じる。
社内ではメールの書き方のガイダンスが周知されているが、出来ない人間は
いつになってもまともなメールを書けない。こんな社員がいなくなるだけでも、
業務効率は少し改善されるし、ストレスも減るだろう。
効率UPを掲げるなら、まずはこういうところを徹底して教育すべき。